Transforme seu acervo: a importância da digitalização de documentos
A digitalização de acervo de documentos é um processo que converte registros físicos para o formato digital, facilitando o armazenamento e a recuperação de informações. Essa solução ajuda a evitar a perda de dados, melhora a organização dos arquivos e contribui para a modernização da gestão documental.
A Pierdoc Gestão atua em toda a cadeia de valor da gestão de documentos, oferecendo soluções especializadas para a captura, gerenciamento, armazenamento e entrega de informações, com foco em eficiência e segurança.
Com mais de 20 anos de experiência, a empresa se destaca pela capacidade de garantir a proteção e o controle no gerenciamento de documentos.
Benefícios da digitalização de acervo de documentos
A digitalização de acervo de documentos traz uma série de benefícios para as organizações que optam por essa prática. Entre os principais benefícios, destacam-se:
Aumentando a eficiência operacional
A digitalização de acervo de documentos permite que as empresas tenham acesso rápido e fácil às informações, sem a necessidade de buscar arquivos físicos em meio a pilhas de papéis.
Com a digitalização, é possível realizar buscas por palavras-chave, facilitando a localização de documentos específicos e agilizando os processos internos. Além disso, a digitalização contribui para a redução de erros humanos, uma vez que as informações ficam mais organizadas e acessíveis.
Redução de custos e espaço físico
Outro benefício significativo da digitalização de acervo de documentos é a redução de custos e espaço físico. Ao converter documentos físicos em arquivos digitais, as empresas podem diminuir gastos com impressão, armazenamento e manutenção de arquivos em papel.
Além disso, a digitalização permite que as organizações utilizem espaços físicos de forma mais eficiente, eliminando a necessidade de salas cheias de arquivos e prateleiras.
Como implementar a digitalização de acervo de documentos
Para implementar a digitalização de acervo de documentos de forma eficaz, é importante seguir alguns passos e escolher a tecnologia adequada para a sua empresa.
Escolha da tecnologia adequada
Antes de iniciar o processo de digitalização, é fundamental escolher a tecnologia adequada para atender às necessidades da organização.
A Pierdoc oferece soluções como ECM (Enterprise Content Management) e GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que garantem a gestão completa do ciclo de vida dos documentos, desde a captura e organização até a preservação e controle de acesso. Essas tecnologias permitem uma digitalização eficiente e segura, contribuindo para a otimização da gestão documental.
Passos para uma digitalização eficaz
Para garantir uma digitalização eficaz do acervo de documentos, é importante seguir alguns passos essenciais.
Primeiramente, é necessário realizar um levantamento completo de todos os documentos a serem digitalizados, identificando sua relevância e prioridade. Em seguida, é preciso preparar os documentos para a digitalização, removendo grampos, clips e outras obstruções que possam prejudicar o processo.
Após a digitalização, é fundamental realizar a indexação dos documentos, atribuindo metadados que facilitem a busca e recuperação das informações.
Entre em contato e saiba mais
A digitalização de acervo de documentos é uma prática essencial para as empresas que buscam otimizar a gestão de informações, reduzir custos e espaço físico e aumentar a eficiência operacional.
Com a ajuda de tecnologias especializadas, como as oferecidas pela Pierdoc, as organizações podem garantir a segurança, o controle e a acessibilidade de seus documentos, contribuindo para a modernização da gestão documental.
Não deixe de investir na digitalização de acervo de documentos e transforme a forma como sua empresa lida com a informação!
